Nachhaltigkeitsbewertung und ESG Reporting zu Hinweisgebersystem
Ein Hinweisgebersystem, das sich ausschließlich an den gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes orientiert, ist kein ausreichendes System für die immer steigende Anzahl der Nachhaltigkeitsabfragen.
Hintergrund
Unternehmen müssen gegenüber ihren Vertragspartnern immer öfter zur eigenen Nachhaltigkeit reporten. Teil der Abfragen sind auch Detailinformationen zum Hinweisgebersystem des Unternehmens. Die Antworten des Unternehmens beeinflussen das jeweilige Scoring der Nachhaltigkeitsbewertung. Im Einzelnen:
Die Unternehmen müssen sämtliche Fragen beantworten können. Da die Fragenzum Hinweisgebersystem bei den Nachhaltigkeitsabfragen über die reinen gesetzlichen Anforderungen an ein Hinweisgebersystem hinausgehen, kommen viele Unternehmen in Schwierigkeiten, da negative Antworten das Scoring verschlechtern können.
Daher sollten Unternehmen die Anforderungen der Nachhaltigkeitsabfragen im Blick haben, wenn sie ihr neues Hinweisgebersystem auswählen und einführen.
Eine reine Softwarelösung ohne Compliance-Expertise reicht hierbei nicht aus, die Nachhaltigkeitsabfragen positiv beantworten zu können.
Als praktische Hilfestellung listen wir im Folgenden einen Auszug der Nachhaltigkeitsabfragen zu Hinweisgebersystemen und Beschwerdeverfahren auf. Unternehmen können diese Fragen als Checkliste verwenden, um zu beurteilen, ob ihre angedachte Lösung den Anforderungen der Praxis gerecht wird.
- Angabe, wer für das Beschwerdeverfahren zuständig ist.
- Angabe der Gründe, warum die vom Unternehmen beauftragten Personen der Meldestelle unabhängig sind.
- Darlegung der schriftlichen Regelungen des Beschwerdeverfahrens.
- Wird dem Beschwerdeführer eine schriftliche Rückmeldung gegeben? Wenn ja, innerhalb welcher Fristen?
- Wie wird sichergestellt, dass die Identität des Beschwerdeführers vertraulich behandelt wird?
- Gibt es eine unternehmenseigene Verpflichtung, auf Vergeltungsmaßnahmen gegen Beschwerdeführer zu verzichten?
- Können Beschwerden anonym abgegeben werden?
- Kann das Unternehmen dem Beschwerdeführer eine Rückmeldung geben?
- Wird das Beschwerdeverfahren mindestens einmal pro Jahr auf Wirksamkeit hin getestet?
Zusammenfassung:
Ein Hinweisgebersystem, das sich ausschließlich an den gesetzlichen Pflichten des Hinweisgeberschutzgesetzes orientiert, ist kein ausreichendes System für die immer mehr steigende Anzahl der Nachhaltigkeitsabfragen. Bei der Auswahl der eigenen Lösung sollte der Inhalt von Nachhaltigkeitsabfragen in die Eigenschaften der eigenen Lösung integriert werden.
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Autorin dieses Artikels: Anna Lempart, Leiterin Abteilung Compliance. Der Compliance Dienstleister Hinweisgeberexperte berät Kunden zu Compliance-Pflichten und deren Umsetzung in der Organisation. Frau Lempart steht Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung.
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