Hinweisgebersystem und Hinweisgeber-Management Komplett-Paket
Wir stellen ein digitales und analoges Hinweisgebersystem zur Verfügung. Als Ihr Compliance-Beauftragter betreiben wir dieses System und sind der Ansprechpartner für Ihre Beschäftigten. Eingehende Hinweise prüfen wir individuell durch zertifizierte Experten und geben konkrete Handlungsempfehlungen.
Mehr als 350+ zufriedene Kunden
Ein Paket – zwei Leistungen
Unser Hinweisgebersystem besteht aus vier unterschiedlichen Meldewegen, über die Hinweisgeber Hinweise abgeben können:
Das Hinweisgebersystem
- Digitales System: Wir ermöglichen mit unserer Software anonyme Meldungen gegen Compliance-Verstöße und weitere Missstände: hochsicher und konform mit dem Hinweisgeberschutzgesetz und der EU-Whistleblower-Richtlinie.
- Telefonische Erreichbarkeit: Hinweisgeber können uns auch per Telefon erreichen. Unsere Expertenhotline ist werktags besetzt und nimmt Hinweise entgegen. Denn nicht jeder Hinweisgeber möchte ein rein digitales System nutzen.
- Persönliche Treffen: Hinweisgeber können mit uns persönliche Treffen vereinbaren, die wir diskret und auf Wunsch natürlich anonym abhalten.
- Post: Hinweisgeber können uns (anonyme) Briefe zusenden.
Betrieb des Hinweisgebersystems
Unser Team, bestehend aus Juristen, nimmt eingehende Meldungen über unser Hinweisgebersystem entgegen. Nach dem Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert. Im nächsten Schritt führen wir eine Plausibilitätsprüfung des Hinweises durch und kategorisieren den Hinweis.
Ist der Hinweis von Relevanz, erhalten Sie innerhalb von 24 Stunden Meldung über den konkreten Inhalt des Hinweises mitsamt unserem Prüfergebnis und Handlungsempfehlungen. Wir führen Sie durch den gesamten Prozess. Die Anzahl der Prüfungen ist in unserem Komplett-Paket nicht beschränkt und mit unserer pauschalen Vergütung abgedeckt.
Des Weiteren leiten wir auf Ihren Wunsch einen Untersuchungsprozess ein und unterstützen im laufenden Prozess bei den Ermittlungsmaßnahmen. Dabei gewährleisten wir uneingeschränkt die gesetzlich geforderte Vertraulichkeit.
So funktioniert unser Komplett-Paket im Alltag
Sie beauftragen uns. Wir implementieren unser Hinweisgebersystem für Ihr Unternehmen und stellen alle Unterlagen zur Verfügung, die Sie brauchen. Ihr individualisiertes Hinweisgebersystem ist nun live.
Ein Hinweis geht ein. Wir prüfen den Hinweis (Plausibilitätsprüfung) und kategorisieren die Meldung.
Wir informieren Sie über die Meldung und unser vorläufiges Prüfergebnis.
Wir kommunizieren für Sie auf anonymer Basis mit dem Hinweisgeber. Denn Sie müssen dem Hinweisgeber nach Eingang eines Hinweises innerhalb enger Fristen antworten – sonst darf der Hinweisgeber sich ausdrücklich an die Öffentlichkeit wenden, z.B. über Facebook oder die Presse.
Wir klären den Sachverhalt mit Ihnen zusammen auf und geben konkrete Handlungsempfehlungen. Hierzu können Sie uns nach dem Eingang eines Hinweises beauftragen.
Wir informieren Sie außerdem über zukünftige Gesetzesänderungen, die für Ihre Compliance relevant sind.
Ihre Beratung: Termin vereinbaren
Wir bieten Hinweisgebersysteme und das Management der Hinweise aus einer Hand! Rechtssicher und zu transparenten Festpreisen. Beginnen Sie noch heute mit einem ersten unverbindlichen Beratungsgespräch. 30 Minuten kostenlos und unverbindlich mit Rechtsanwalt Dr. Maximilian Degenhart.
Rechtliche Expertise & Rechtssicherheit
Wir verfügen über das notwendige rechtliche Know-How, um im täglichen Betrieb ein rechtssicheres Management des Hinweisgebersystems und eingehender Hinweise zu gewährleisten.
Unser Komplett-Paket erfüllt alle Anforderungen der EU-Whistleblower-Richtlinie und des neuen Hinweisgeberschutzgesetzes. Wir haben zudem sämtliche Compliance-relevanten Gesetzesreformen und -vorhaben im Blick. Wir informieren regelmäßig über Neuerungen.
Ihr Vorteil: Sie brauchen kein Personal mit zusätzlichen Aufgaben betrauen. Sie müssen daher auch kein Personal extra für den Umgang mit Hinweisgebern schulen, um Ihre neuen Pflichten zu erfüllen. Wir erledigen das.
Vertrauen & Sicherheit
Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden.
Betreiben Sie das System selbst, etwa nur mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung normalerweise nicht im gleichen Maße. Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden. Das sollten Sie unbedingt vermeiden.
Was ist eigentlich ein Hinweisgebersystem?
Pragmatisch. Lösungsorientiert. Kompetent.
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Diese Vorteile bieten wir:
Recht und Technik aus einer Hand – One-Stop-Shop: Wir bieten eine technische Lösung und den Betrieb des Hinweisgebersystems inklusive Beratung und Management eingehender Hinweise.
Auslagerung an Compliance-Experten. Neben Rechtsexpertise bieten wir unseren Kunden u.a. ein eigenes Psychotherapie-Konzept für #metoo-bezogene Vorwüfe.
Verschwiegenheit für alle Inhalte und Meldungen.
Minimaler Implementierungsaufwand – wir stellen alles zur Verfügung, was das Unternehmen zur Gesetzeserfüllung benötigt, vom Hinweisgebersystem bis zur Verfahrensanordnung.
Keine weiteren Kosten für die Stichhaltigkeitsprüfungen der Hinweise und unsere konkreten Handlungsempfehlungen.
Maximale Kosteneffizienz und -transparenz durch monatliche Festpreise für den Betrieb des Hinweisgebersystems und die Prüfung der Hinweise. Wir berechnen keine Stundensätze.
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FAQs
Die wichtigsten Fragen zu unserem Hinweisgebersystem
Die betroffenen Unternehmen und Kommunen haben zur Ermöglichung des Whistleblowings vertrauliche Meldekanäle einzurichten. Die Hinweisgeber haben zudem einen Anspruch auf Schutz ihrer Identität. Der Hinweisgeber hat Anspruch auf Bestätigung des Eingangs seiner Beschwerde innerhalb von 7 Tagen. Zudem muss das Unternehmen oder die Kommune dem Hinweisgeber in angemessener Zeit, aber spätestens nach 3 Monaten über die geplanten bzw. bereits ergriffenen Folgemaßnahmen informieren. Werden diese Fristen nicht eingehalten, kann der Hinweisgeber an die Öffentlichkeit gehen – grundsätzlich ohne arbeitsrechtliche Sanktionen befürchten zu müssen.
Der Einsatz oder Einkauf von Software, etwa eines cloudbasierten Hinweisgebersystems, ist allein nicht ausreichend, um die neuen Pflichten zu erfüllen. Vielmehr handelt es sich hierbei nur um einen Baustein zur Pflichterfüllung, nämlich die Schaffung eines Meldeweges zum eigenen Hinweisgebersystem. Wenn das Unternehmen über keine eigene Rechts- oder Compliance Abteilung verfügt, sollte ein Dienstleister wie Hinweisgeberexperte beauftragt werden. Hinweisgeberexperte stellt Unternehmen die notwendige weitere Infrastruktur zur Verfügung: Ein Online-Hinweisgebersystem als Software-as-a-Service (SaaS), eine werktags besetze Telefonhotline und persönliche Treffen mit unseren Experten. Darüber hinaus beraten wir das Unternehmen nach dem Eingang eines Hinweises: Recht & Technik aus einer Hand. Unternehmen können die neuen Pflichten an uns auslagern – zu festen, kalkulierbaren Preisen.
Folgende Prozessschritte müssen Unternehmen bei internen Meldungen an das Hinweisgebersystem einhalten:
- Eingangsbestätigung der Meldung, spätestens nach sieben Tagen
- Prüfung des sachlichen Anwendungsbereichs und damit der Zuständigkeit des Hinweisgebersystems
- Kontakthalten mit der hinweisgebenden Person unter Wahrung der Vertraulichkeit
- Prüfung der Stichhaltigkeit der Meldung, Aussondern von Fake-Meldungen
- Einholung weiterer (erforderlicher) Informationen von der hinweisgebenden Person zur besseren Bewertung des Hinweises
- Ergreifung angemessener Folgemaßnahmen
- Rückmeldung an die hinweisgebende Person und Mitteilung ergriffener Folgemaßnahmen sowie der Gründe für diese, grundsätzlich innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung
Ein digitales Hinweisgebersystem dient in Verbindung mit der Funktion des externen Compliance-Beauftragten der Erfüllung gesetzlicher Pflichten und der Stärkung der Compliance-Kultur des Unternehmens oder der Kommune. Zudem verhindert ein digitales Hinweisgebersystem, dass potentielle Hinweisgeber sich direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Ein digitales Hinweisgebersystem mitsamt unserem Komplett-Paket kostet ab EUR 249 pro Monat.
Die von der EU-Whistleblower-Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. ab 249 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Kommune ab 10.000 Einwohnerinnen und Einwohner) erfüllt mit dem Einsatz eines digitalen Hinweisgebersystems und der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten ihre neuen gesetzlichen Pflichten. Ein digitales Hinweisgebersystem ist zudem ein wichtiger Baustein eines Compliance-Management-Systems.
Sofern die von der EU-Whistleblower-Richtlinie betroffene Organisation (Unternehmen ab 50 bzw. 249 Mitarbeiter oder Kommune ab 10.000 Einwohner) ausschließlich ein digitales Hinweisgebersystem (und keinen externen Compliance-Beauftragten) nutzt, braucht es noch interne Mitarbeiter, um mögliche Meldungen entgegenzunehmen und zu prüfen. Damit bindet die Organisation zusätzliche finanzielle und personelle Ressourcen, die bei der Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten nicht notwendig sind.
Man sucht entweder einen passenden Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion eines externen Compliance-Beauftragten anbietet, oder einen „Software only“-Dienstleister. Viele Dienstleister benötigen oft detaillierte Informationen zur Unternehmensgröße des Kunden und weitere Details. Daher sind oftmals mehrere Gesprächsrunden notwendig, um das digitale Hinweisgebersystem zu buchen.
Zum Beispiel bei einem Dienstleister, der neben dem digitalen Hinweisgebersystem auch die Funktion des externen Compliance-Beauftragten übernimmt. Hinweisgeberexperte.de ist genau so ein Dienstleister: Wir bieten Recht und Technik aus einer Hand. Nach Kontaktaufnahme und einem Beratungsgespräch mit Hinweisgeberexperte.de wird ein Auftrag erteilt und binnen 30 Minuten startet das digitale Hinweisgebersystem und der externe Compliance-Beauftragte. Ab diesem Zeitpunkt erfüllt das Unternehmen oder die Kommune die neuen Pflichten der EU-Whistleblower-Richtlinie bzw. des Hinweisgeberschutzgesetzes.
Auf Ersuchen der hinweisgebenden Person ist für eine Meldung innerhalb einer angemessenen Zeit eine persönliche Zusammenkunft mit einer für die Entgegennahme einer Meldung zuständigen Person des internen Hinweisgebersystems zu ermöglichen.
Diese Aufgabe kann auf Dritte übertragen werden, zum Beispiel einen externen Compliance-Beauftragten wieHinweisgeberexperte. Unsere Experten übernehmen auch die Vermittlung zwischen Hinweisgeber und Unternehmen.
Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden. Datenschutz ist hier von besonderer Relevanz.
Wenn wir Ihr Hinweisgebersystem zur Verfügung stellen und operativ betreiben, wissen Ihre Beschäftigten, dass Hinweise beachtet und kompetent bearbeitet werden. Betreibt das Unternehmen das System selbst, etwa mit einer Software, vertrauen die Beschäftigten einer solchen internen Lösung nicht im gleichen Maße. Bei einer rein internen Lösung steigt die Gefahr, dass sich Ihre Beschäftigten an externe Meldestellen von Behörden wenden.
Mit Buchung des Komplett-Pakets wird Hinweisgeberexperte Ihr externer Compliance-Beauftragter. In diesem Fall erfüllt Hinweisgeberexperte für Sie die Pflichten der Whistleblower-Richtlinie und stärkt die Compliance-Kultur Ihrer Organisation. Zudem verhindert der externe Compliance-Beauftragte, dass sich potentielle Hinweisgeber direkt an Behörden oder die Öffentlichkeit wenden.
Der Hinweisgeber darf sich aussuchen, ob er zuerst zur Behörde oder zu Ihnen geht, um Alarm zu schlagen.
Ihre Frage ist nicht dabei?
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Neue Anforderungen für Unternehmen. Erfüllen Sie mit uns die neuen Sorgfaltspflichten. Unser Hinweisgebersystem dient auch als Beschwerdeverfahren für die Lieferkette.
Im Rahmen des Compliance-Audits prüfen wir, ob alle für Ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen Vorgaben, vertraglichen Verpflichtungen und internen Richtlinien eingehalten werden. Zusätzlich analysieren wir das Risikoprofil Ihres Unternehmens.
Hinweisgebersysteme für einzelne Branchen sind wichtig, da oft spezielles
Know-How notwendig ist, um die richtige Lösung anzubieten.
Ihre Beratung: Termin vereinbaren
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