Einheitlicher Meldekanal für Lieferketten- und Hinweisgeberschutzgesetz

Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens

Ein betroffenes Unternehmen muss ein angemessenes Beschwerdeverfahren einrichten. Die Mindestanforderungen an das Beschwerdeverfahren folgen in den Ziffern 2-5 dieses Beitrags. Letztlich gleichen sich die Kernkriterien eines Hinweisgebersystems und eines Beschwerdeverfahrens. Der größte Unterschied ist, dass das Beschwerdeverfahren „Jedermann“ zur Verfügung steht, das bedeutet nicht nur Beschäftigten, sondern auch unbeteiligten Dritten. Zulässige Beschwerdegegenstände sind menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie Verletzungen entsprechender Pflichten, die im Zusammenhanf mit dem wirtschaftlichen Handeln des Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich stehen oder einen unmittelbaren Zulieferer betreffen.

Festlegung einer Verfahrensordnung

Ein betroffenes Unternehmen muss eine Verfahrensordnung festlegen und diese öffentlich zugänglich machen, zum Beispiel auf der Homepage. Inhalt der Verfahrensordnung sind der zeitliche Rahmen für die unterschiedlichen Verfahrensstufen und klare Aussagen zu den verfügbaren Abläufen.Ein solche Leitlinie ist auch bei der Nutzung von Hinweisgebersystemen nach dem Hinweisgeberschutzgesetz „best practice“.

Beschwerdebeauftragter

Das Unternehmen muss mindestens eine Person mit der Durchführung des Beschwerdeverfahrens beauftragen. Die zuständige Person muss unparteiisches Handeln gewährleisten. Viele betroffene Unternehmen tun sich schwer damit, eine oder mehrere geeignete Beschäftigte zu finden, die gerade die geforderte Unabhängigkeit mitbringen. Ein Outsourcing des Beschwerdebeauftragten macht in diesen Fällen oftmals Sinn.Auch beim Betrieb eines Hinweisgebersystems nach dem Hinweisgeberschutzgesetz empfiehlt die Fachwelt die Einschaltung einer externen Person, welche die Hinweise entgegennimmt. Dies ist aus vielen Gründen sinnvoll, insbesondere stärkt dies das Vertrauen der Beschäftigten in die Unabhängigkeit der Person, die den Hinweis entgegennimmt.

Transparente Verfahrensweise

Das Lieferkettengesetz sieht vor, dass die Nutzer regelmäßig informiert werden, wie mit ihren Informationen umgegangen wird. Diese regelmäßigen Informationen sollen das Vertrauen in das System stärken. Das Gesetz sieht im Einzelnen sehr konkrete Schlüsselkriterien des Systems vor. Danach müssen potenzielle Hinweisgeber Zugang zu dem Beschwerdeverfahren haben, die Vertraulichkeit muss gewahrt werden und es muss ein wirksamer Schutz vor Benachteiligung oder Bestrafung aufgrund einer Beschwerde gewährleistet werden. Auch bei einem Hinweisgebersystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz werden diese Schlüsselkriterien angewandt – zumindest wenn das Hinweisgebersystem professionell betrieben wird.

Wiederholende Überprüfung

Die Wirksamkeit des Systems ist mindestens einmal im Jahr oder anlassbezogen zu überprüfen. Auch diese wiederholende Überprüfung gehört bei professionellen Hinweisgebersystemen zur Routine.

Fazit

Ein Hinweisgebersystem und das Beschwerdeverfahren sind in einem System kombinierbar. Wir stellen die Infrastruktur zur Verfügung, erstellen die Dokumentation samt Leitlinien, beraten zur Kommunikation und übernehmen die Rolle des externen Beschwerdebeauftragten. Wenn Hinweise eingehen, bearbeiten wir diese und stehen unseren Kunden zur Seite.

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Autorin dieses Artikels: Anna Lempart, Leiterin Abteilung Compliance. Der Compliance Dienstleister Hinweisgeberexperte berät Kunden zu Compliance-Pflichten und deren Umsetzung in der Organisation. Frau Lempart steht Ihnen gerne für Fragen zur Verfügung.

Informationen zum Hinweisgeberschutzgesetz

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