Neue Whistleblowing- & Compliance-Regeln

Ziel des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es, Hinweisgebersysteme aus internen als auch externen Meldekanälen zu schaffen, um Hinweisgebern konkrete Möglichkeiten zur Meldung von Verstößen zu geben. Gleichzeitig sollen Hinweisgeber vor arbeitsrechtlichen Sanktionen und Repressalien schützen. Hinweisgeber dürfen, wenn sie einen Verstoß gemeldet haben, nicht gekündigt, herabgestuft, genötigt oder diskriminiert werden. In der Vergangenheit galten Hinweisgeber, die interne Missstände und Verstöße in einem Unternehmen oder einer öffentlichen Behörde gemeldet haben, oft als Denunzianten und erlitten Benachteiligungen.

Das Hinweisgeberschutzgesetzschützt den Hinweisgeber arbeitsrechtlich vor Sanktionierungen. Dem Arbeitgeber ist es verboten, arbeitsrechtlich benachteiligende Maßnahmen gegenüber dem Hinweisgeber vorzunehmen. Hierzu gehört auch das Verbot informeller Maßnahmen wie Mobbing. Verstößt das Unternehmen hiergegen und sanktioniert den Hinweisgeber dennoch, droht dem Unternehmen selbst eine Sanktionierung, etwa in Form eines Bußgelds.

Das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet private und öffentliche Arbeitgeber, eine interne Meldestelle (= internes Hinweisgebersystem) zur Entgegennahme von Informationen auf Verstöße einzurichten und zu betreiben.

Darüber hinaus schützt das neue Gesetz Hinweisgeber* nach einer Meldung vor Repressalien (zum Beispiel Kündigung des Arbeitsverhältnisses oder andere arbeitsrechtliche Maßnahmen).

Neben den Arbeitgebern selbst müssen Bund und Länder so genannte „externe Meldestellen“ einrichten, an die sich Hinweisgeber wenden können.

Hinweisgeber haben die explizite Wahl zwischen einer „internen“ Meldung an die interne Meldestelle des Arbeitgebers und einer „externen“ Meldung an eine externe Meldestelle der öffentlichen Hand. Interne Hinweisgebersysteme der Arbeitgeber stehen damit in direkter Konkurrenz zu externen Meldestellen der öffentlichen Hand.

Interne wie externe Meldekanäle müssen nach dem geänderten HinSchG jetzt doch ab 1. Januar 2025 die Möglichkeit der anonymen Meldung und der nachfolgenden anonymen Kommunikation mit dem Hinweisgeber bereitstellen. Während die Bearbeitung anonymer Meldung im Referentenentwurf bloß empfohlen wurde, fand sich im Regierungsentwurf eine Soll-Vorschrift. Nunmehr ist die Bearbeitung anonymer Meldungen Pflicht (vgl. § 16 Abs. 1 S. 4-6 HinSchG). Aus Compliance-Sicht ist diese Änderung begrüßenswert, da sie eine weitere potentielle Hemmschwelle für Hinweisgeber abbaut.

Für diejenigen Unternehmen, deren Meldekanal bisher der klassische „Kummerkasten“ (Briefkasten) war, wird diese Änderung mit Aufwand verbunden sein. Ein solcher Briefkasten dürfte dem Erfordernis nach anonymer Kommunikation nicht gerecht werden. Offen bleibt, ob die einfache E-Mail-Adresse als Meldekanal diesen Anforderungen (noch) gerecht wird.

Die Pflichten hinsichtlich anonymer Meldungen greifen nach der Übergangsvorschrift erst ab 1. Januar 2025 (§ 42 Abs. 2 HinSchG). Das spätere Inkrafttreten dieser Pflicht begründet der Gesetzgeber mit den Zusatzkosten für die notwendigen technischen Vorrichtungen oder der Beauftragung einer Ombudsperson sowie mit den zusätzlichen Belastungen bei der konkreten Einrichtung der Meldestelle (vgl. Beschlussempfehlung HinSchG, S. 61).

 
Aber: Bereits aus §130 OWiG ergibt sich aktuell die Verpflichtung zur Berücksichtigung plausibler, anonymer Hinweise.

Daneben halten wir es für sehr wichtig, Hemmschwellen für Meldungen abzubauen. Daher empfehlen wir die Ermöglichung anonymer Meldungen. Denn hierdurch schaffen Unternehmen Anreize, das eigene, interne Hinweisgebersystem zu nutzen – und nicht das Hinweisgebersystem einer öffentlichen Stelle.

Die Dokumentation der Meldung ist drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens zu löschen. Um einen Gleichlauf mit der zivilrechtlichen regelmäßigen Verjährungsfrist zu schaffen, sieht § 11 Abs. 5 HinSchG diese Aufbewahrungsfrist von drei Jahren vor. Hiermit weiterhin nicht gelöst ist die Frage, wie sich die siebenjährige Aufbewahrungsfrist des Meldeverfahrens nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz zu der dreijährigen Frist nach dem HinSchG verhält. Insoweit haben Unternehmen zukünftig ein striktes Löschungskonzept aufzustellen und nachzuhalten.

Gestärkt wurde die Schadensersatzvorschrift für den Ersatz von Schäden, die keine Vermögensschäden sind. Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz kann sich der Hinweisgeber zukünftig auf eine eigene gesetzliche Regelung in § 37 Abs. 1 S. 2 HinSchG berufen und eine Entschädigung in Geld fordern. Hiermit wurde eine explizite gesetzliche Regelung im Sinne des § 253 Abs. 1 BGB geschaffen. Repressalien können vielschichtige Erscheinungsformen einnehmen und gerade bei psychischen Belastungen wie Mobbing oder Stalking ist der Nachweis einer Verletzung der in § 253 Abs. 2 BGB genannten Rechtsgüter oftmals schwer. Zumal sich die Rechtsprechung bei der Einordnung der notwendigen Bemessungsfaktoren in diesen Fällen ohnehin schwertut. Die vollständige Widergutmachung trägt den europäischen Vorgaben (Art. 21 Abs. 8 und ErwG. 94 EU Whistleblowing Richtlinie) ausreichend Rechnung und stärkt durch einen weitreichenden Schutz von Hinweisgebern auch das Vertrauen der Hinweisgeber und somit auch die Effektivität von Hinweisgebersystemen.

Die Summe aller unternehmensinternen Regelungen zur Meldung von Rechtsverstößen durch Hinweisgeber, der Umgang mit diesen Meldungen und Folgen dieser Meldungen für das Unternehmen und den Hinweisgeber wird als Hinweisgebersystem bezeichnet. Ein solches Hinweisgebersystem wird durch die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie im Jahr 2022 für Unternehmen ab 250 Arbeitnehmern bald verpflichtend sein.

Neben Art. 8 der Whistleblower Richtlinien verpflichten auch § 52 Abs. 1 Geldwäschegesetz, § 8 des Lieferkettengesetzes, § 25a Abs. 1 S. 6 Nr. 3 Kreditwesensgesetz und § 23 Abs. 6 Versicherungsaufsichtsgesetz zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems.

Folgende gesetzliche Pflichten müssen Arbeitgeber beim Betrieb eines Hinweisgebersystems beachten:

• Wahrung der Rückmeldefristen an den Hinweisgeber: Antwort an den Hinweisgeber in maximal sieben Tagen.
• Prüfung des Hinweises, Sachverhaltsermittlung, Durchführung von Folgemaßnahmen.
  
  
• Informationspflichten gegenüber Hinweisgebern: Innerhalb von drei Monaten nach der Meldung muss der Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen, den Stand der Prüfung des Hinweises und der Folgemaßnahmen und das Ergebnis informiert werden.
  
  
• Vorhalten von geschultem Personal zur Entgegennahme und Bearbeitung der Hinweise.
  
  
• Pflicht für Arbeitgeber, Beschäftigte und Dritte fortlaufend über die Meldemöglichkeiten zu informieren. Diese Informationen müssen leicht und verständlich zugänglich sein. Des Weiteren besteht für Arbeitgeber die Pflicht, über alternative Meldewege, beispielsweise den Kontakt zur zuständigen Behörde zu informieren.

Nach dem neu eingefügten § 7 Abs. 3 S. 1 HinSchG sollen die verpflichteten Arbeitgeber Anreize dafür schaffen, dass sich Hinweisgeber vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden. Dieser Appell ist wohl ein letzter Ausläufer der schon bei Verabschiedung der EU Whistleblowing Richtlinie lebhaft umstrittenen Frage eines Vorrangs der internen Meldestelle. Mit dieser bloßen Soll-Vorschrift gibt das HinSchG jedoch nur wieder, was ohnehin gängige Beratungs- und Unternehmenspraxis ist: Die eigenen Meldekanäle so attraktiv wie möglich gestalten, um in dem Wettbewerb der Meldekanäle gegenüber den zentralen externen (behördlichen) Meldekanälen zu gewinnen. Zu der Frage, wie solche Anreize konkret geschaffen werden sollen, verhalten sich die Gesetzesbegründung und die Materialien des Gesetzgebungsprozesses  zurückhaltend. So bleibt es bei einem bloßen Verweis auf die Optimierung der internen Meldewege, eine gute Kommunikationskultur, die Förderung sozialer Verantwortung, das wirksame Vorgehen gegen Verstöße und den Schutz vor Repressalien (vgl. Beschlussempfehlung, S. 58). Zudem müssen Beschäftigungsgeber für Beschäftigte klare und leicht zugängliche Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereithalten (§ 7 Abs. 3 S. 2 HinSchG) und die Möglichkeit einer externen Meldung darf durch ein Anreizsystem zur Nutzung interner Meldekanäle nicht beschränkt oder erschwert werden (vgl. § 7 Abs. 3 S. 3 HinschG).

Ja, ein Hinweisgebersystem sollte zwingend mit den übrigen Elementen eines Compliance-Management-Systems (CMS) verknüpft werden. Als zentraler Baustein eines effektiven CMS hilft ein funktionierendes Hinweisgebersystem notwendige Anpassungen und Verbesserungen des CMS zu identifizieren. Gleichzeitig dient das Hinweisgebersystem dazu, festzustellen, ob die bereits vorhandenen Compliance-Maßnahmen greifen und auf diese Weise etwaige Fehlverhalten vermieden werden können.

Ein professionelles Hinweisgebersystem ist sehr sicher.

Ein Praxisbeispiel: Unser digitales Hinweisgebersystem erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und gewährleistet die anonyme Meldung sowie den anonymen Dialog mit dem Hinweisgeber. Das von uns genutztes Hinweisgebersystem wurde vielfach zertifiziert und erfüllt auch in technischer Hinsicht die gesetzlichen Vorgaben:

• ISO/IEC 27001-zertifiziertes deutsches Rechenzentrum
• ISO/IEC 27001-zertifiziertes Hinweisgebersystem
• Penetration-Test-Zertifikat Hinweisgebersystem
• Datenschutzmanagement-geprüft und -konform (ISO/IEC 27701)

Eine externe Meldestelle ist eine externe Behörde oder die Öffentlichkeit, an die Hinweisgeber mündlich oder schriftlich Informationen über Fehlverhalten und Missstände mitteilen können.

Ja, Hinweisgeber dürfen wählen, ob sie sich zunächst intern an das Unternehmen oder extern an die zuständige Behörde oder die Öffentlichkeit wenden. Daher müssen seitens der Unternehmen Anreize geschaffen werden, dass mögliche Hinweisgeber sich zuerst an das eigene Unternehmen wenden. Nur so können Interna auch intern bleiben. Potentielle Hinweisgeber sollen sich nicht an ein Hinweisgebersystem einer Behörde oder gar die Öffentlichkeit wenden. Klar ist: Wer kein eigenes Hinweisgebersystem betreibt, bietet seinen Mitarbeitern keine Alternative zur externen Meldung.

Seit dem 18. Dezember 2021 können sich Beamte und Arbeitnehmer im öffentlichen Sektor bei Verstößen gegen die in der Whistleblower Richtlinie genannten Vorschriften des Unionsrechts unmittelbar an die Öffentlichkeit wenden. In diesem Fall genießen die Hinweisgeber die Schutzinstrumente der Whistleblower Richtlinie. Für Hinweisgeber in der Privatwirtschaft müssen Gerichte im Rahmen der richtlinienkonformen Auslegung einen vergleichbaren Schutz herstellen.  

Eine interne Meldestelle ist eine Stelle innerhalb des Unternehmens, an die mündlich oder schriftlich Informationen über Verstöße und Missstände mitgeteilt werden können. Die Funktion der internen Meldestelle im Unternehmen kann von Führungskräften, einem Compliance-Officer oder einem Ombudsmann wahrgenommen werden.

Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form es seine Meldekanälen einrichten will. So kommt neben dem digitalen Hinweisgebersystem weiterhin eine E-Mailadresse, eine Telefonnummer, ein Briefkasten oder ein persönliches Treffen als Meldekanal in Betracht. Wobei im Rahmen der konkreten Ausgestaltung die Anforderungen an die Vertraulichkeit und Rückmeldung zu beachten sind. In der Praxis werden häufig mehrere Meldekanäle miteinander kombiniert, um allen potentiellen Hinweisgebern die Abgabe einer Meldung zu ermöglichen.

Telefonische Hotlines bieten keine komplette Anonymität und Vertraulichkeit. Um die Identität der Hinweisgeber vollumfänglich zu schützen, sollte neben dem telefonischen auch ein anonymer, digitaler Meldekanal zur Verfügung gestellt werden. Schließlich lassen sich bestehende telefonische Hotlines oft einfach in das digitale Hinweisgebersystem integrieren.

Arbeitgeber müssen schon aufgrund der Gesetzeslage ein Hinweisgebersystem einführen. Neben der reinen Pflichterfüllung bringt ein Hinweisgebersystem Vorteile für den Alltag im Unternehmen mit sich.

Ein gut organisiertes Hinweisgebersystem kann die eigenen Beschäftigen schützen, denn es steigert die Bereitschaft zur Abgabe sensibler Hinweise und die Angst vor Repressalien sinkt. Dies gilt umso mehr, wenn ein unabhängiger Dienstleister das Hinweisgebersystem zur Verfügung stellt und betreibt.

Ist das Hinweisgebersystem erst einmal eingerichtet, kann es durch Vorbeugen bei gehäuften Auffälligkeiten Kosten senken. Dieses Potential steigert sich durch die schnellen Reaktionsmöglichkeiten des Arbeitgebers nach dem Eingang eines Hinweises und die dadurch resultierende effiziente Aufklärungsmöglichkeit.

Letztlich minimieren Unternehmen mit einem gut organisierten Hinweisgebersystem Risiken.

Denn: Frühzeitiges Wissen und die Sensibilisierung von Fehlverhalten senkt finanzielle Risiken, Haftungsrisiken und Reputationsrisken.

Es ist äußert wichtig, eine unternehmensinterne Strategie für den Fall eines #metoo-bezogenen Hinweises zu definieren.

Die Psychotherapeutin Dr. Anna Kuhns hat für Hinweisgeberexperte ein #metoo-Konzept erstellt und eine entsprechende Kooperation ins Leben gerufen. Kunden von Hinweisgeberexperte können nach dem Eingang eines #metoo bezogenen Hinweises auf diese Kooperation zurückgreifen und den Betroffenen unverzüglich Rückhalt geben. Dies ist wichtig, denn die Bearbeitung von Hinweisen erfordert mehr, als definierte Workflows und juristische Exzellenz. Es braucht einen 360 Grad Blick auf die Herausforderungen, die Hinweise von Beschäftigten für Unternehmen und deren Dienstleister mit sich bringen.

Was ist nach dem Eingang eines #metoo bezogenen Hinweises zu tun?

Es ist zunächst ratsam, den Sachverhalt klar strukturiert durch das Hinweisgebersystem zu erfassen und mögliche Beweise sicherzustellen (z.B. E-Mails, Fotos, WhatsApp-Chats). Ein Gesprächsangebot an das Opfer, idealerweise mit einer fachkundigen neutralen Person, ist Grundvoraussetzung, um die Situation zu klären und mögliche Maßnahmen zu besprechen. Das unmittelbare Krisengespräch trägt dazu bei, eine Ersteinschätzung der psychischen Verfassung der betroffenen Person zu erhalten. Unter Umständen leiten wir in Absprache mit den Beteiligten eine Akuttherapie ein. Die Praxis legt nahe, dass Menschen, welchen unmittelbare Hilfe nach einer Grenzerfahrung zuteilwurde, sich schneller regenerieren. Auch der Entwicklung von Traumafolgestörungen oder anderen psychischen Erkrankungen in Reaktion auf das Erlebte kann so vorgebeugt werden. Kunden von Hinweisgeberexperte können also ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Hinweise mit #metoo-bezogenen Sachverhalten abgeben, unmittelbar nach Abgabe des Hinweises psychotherapeutische Ersthilfe anbieten.

Einen ausführlichen Beitrag sehen Sie hier.

Nach der EU-Whistleblower-Richtlinie sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, auch Hinweise von sog. Unternehmens-Externen zuzulassen. Gerade vor dem Hintergrund der im Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz vorgesehenen Verpflichtung zur Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens empfehlen wir Ihnen jedoch, Ihr Hinweisgebersystem auch für Externe zu öffnen.

Nach unserer Erfahrung und im Sinne der Akzeptanz des Hinweisgebersystems sollten Sie Ihr Hinweisgebersystem jedenfalls in den jeweiligen Landessprachen Ihrer Niederlassungen zur Verfügung stellen.

Wir empfehlen Ihnen ein Hinweisgebersystem, das alle Meldekanäle anbietet. Danach sollte neben einer telefonischen Hotline sowie der Möglichkeit eines persönlichen Treffens auch ein anonymer, digitaler Meldeweg zur Verfügung stehen. Nur wenn Sie mehrere Meldekanäle miteinander kombinieren, ermöglichen Sie auch allen potentiellen Hinweisgebern eine Meldung abzugeben.

Jedes Unternehmen kann selbst entscheiden, in welcher Form es seinen Meldekanäle einrichten will. Es bestehen daher im Hinblick auf die Ausgestaltung des Hinweisgebersystems einige Wahlfreiheiten. Um jedoch allen potenziellen Hinweisgebern die Möglichkeit zur Abgabe einer Meldung zu geben, sollten Sie verschiedene Meldekanäle miteinander kombinieren. Hinweisgeberexperte nimmt die Hinweise über alle möglichen Meldekanäle entgegen (Digitales Hinweisgebersystem, Telefon, E-Mail, Post, persönliches Treffen), stellt Nachfragen und gewährleistet auf Wunsch die Anonymität des Hinweisgebers. Diese Lösung ist für alle Unternehmen vom Start-up bis zum international aufgestellten Konzern eine Option und gerade aus der Sicht der Praxis zu empfehlen.

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz lässt eine konzernweite Lösung, also die Einrichtung eines zentralen Hinweisgebersystems für alle Töchter- und Konzerngesellschaften, zu.
Diese Lösungsmöglichkeit hat der Rechtsausschuss im Gesetzgebungsverfahren ausdrücklich aufgegriffen und begrüßt (vgl. Beschlussempfehlung HinSchG, S. 56). Nach der Konzernlösung können einzelne Konzerngesellschaften, die in der Regel nicht über eine eigenständige Compliance-Funktion oder gar Compliance-Abteilung verfügen, ihre interne Meldestelle an ein Konzernunternehmen auslagern. Vorausgesetzt, die Meldestelle auf Ebene der Konzerngesellschaft wahrt die Vertraulichkeitspflichten und ist unabhängig. Zudem darf der Einsatz einer konzernweiten zentralen Meldestelle keinerlei Hürden für den Hinweisgeber bedeuten, d.h. insbesondere keine sprachlichen Barrieren. Ein Hinweis sollte daher in der in der jeweiligen Einzelgesellschaft vorherrschenden Arbeitssprache abgegeben werden können. Der deutsche Gesetzgeber vergleicht die zentrale Meldestelle im Konzern mit dem „Outsourcing“ an eine externe Kanzlei; beide seien „Dritte“ im Sinne von Art. 8 Abs. 5 EU Whistleblowing Richtlinie (RL 2019/1937). Die originäre Verantwortung, den gemeldeten Vorfall aufzuklären, abzustellen und zu ahnden, verbleibt in jedem Fall bei der einzelnen Konzerngesellschaft.
Grenzüberschreitende Gesellschaften mit einer zentralen Compliance-Funktion stellt der europäische Flickenteppich an nationalen Umsetzungen, die teilweise eigene Meldestellen für jede Konzerngesellschaft fordern, jedoch weiterhin vor Herausforderungen.

Unterliegt ein Arbeitgeber im Hinblick auf die Einrichtung von Meldestellen mehreren Gesetzen, neben dem Hinweisgeberschutzgesetz etwa dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, können die Funktionen des Hinweisgebersystems nach dem jeweiligen Gesetz in einer einzigen Meldestelle gebündelt werden. Es ist nicht erforderlich, für jeden Regulierungsbereich ein eigenes Hinweisgebersystem vorzuhalten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz wurde im Dezember 2022 im Bundestag verabschiedet und wird plangemäß im April 2023 in Kraft treten.

Alle Unternehmen ab 250 Beschäftigten müssen das Gesetz bis April 2023 umsetzen. Unternehmen zwischen 50-249 Beschäftigten müssen das Gesetz bis zum Dezember 2023 umsetzen.

Zum einen müssen die unterschiedlichen Meldewege eingerichtet werden, zum anderen müssen qualifizierte Beschäftigte den korrekten Umgang mit Hinweisen gewährleisten.

Nicht nur die Rechtspflichten, auch praktische Gründe sprechen für eine sorgfältige Umsetzung des neuen Gesetzes: Unternehmen haben ein ureigenes Interesse daran zu erfahren, wo potenzielle Rechtsverstöße aus dem Unternehmen heraus oder zum Nachteil des Unternehmens begangen werden, um diese schnell abzustellen.

Unternehmen sollten also aktiv werden. Unsere mögliche Rolle: Wir begleiten Sie bei der Implementierung eines Hinweisgebersystems und betreiben das System für Sie. Melden Sie sich bei uns.