Hinweisgebersysteme: Das müssen Sie jetzt tun

Ein Hinweisgebersystem hat für Ihr Unternehmen oder Ihre Kommune drei wesentliche Vorteile:

  • Sie erfüllen Ihre gesetzliche Pflicht.
  • Sie gehen mit der Bereitstellung eines Hinweisgebersystems den ersten Schritt hin zu einem Compliance Management System, denn ein Hinweisgebersystem ist stets ein wesentlicher Baustein guter Compliance.
  • Sie verhindern, dass (ehemalige) Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstige Dritte ("Stakeholder") sich an externe Hinweisgebersysteme wenden, die von Behörden betrieben werden, wenn sie einen (vermeintlichen) Missstand melden möchten. Sie verhindern mit einem eigenen Hinweisgebersystem auch, dass sich diese potentiellen Hinweisgeber (= Whistleblower) direkt an die Öffentlichkeit wenden, denn das dürfen sie, falls keine geeigneten Hinweisgebersysteme zur Verfügung stehen.

Unterschied zwischen externem und internem Hinweisgebersystem

Betroffene Unternehmen, Städte, Gemeinden und andere Organisationen (zum Beispiel: Vereine) müssen ein eigenes internes Hinweisgebersystem bereitstellen.
 
Behörden müssen zudem ein externes Hinweisgebersystem bereitstellen, an das sich Hinweisgeber wenden können, wenn sie in der eigenen Organisation kein eigenes, internes Hinweisgebersystem vorfinden. Sollten die betroffenen Unternehmen und Kommunen also kein internes Hinweisgebersystem vorweisen können, werden sich Hinweisgeber über das externe Hinweisgebersystem an Behörden oder im Worst Case direkt an die Öffentlichkeit wenden.
 
Was Sie wissen müssen: Hinweisgeber haben die freie Wahl, ob sie sich direkt über das externe Hinweisgebersystem an Behörden wenden oder über das interne Hinweisgebersystem an Sie bzw. Ihren externen Compliance-Beauftragten.

Sie sollten daher versuchen, ein glaubwürdiges internes Hinweisgebersystem bereitzustellen, um mögliche Hinweise zuerst zu erhalten und diese intern bearbeiten zu können. Die notwendige Glaubwürdigkeit erlangt ein internes Hinweisgebersystem dann, wenn Hinweise anonym bleiben und kompetent bearbeitet werden.

Diese Anforderungen mit internem Personal zu erfüllen, ist gerade in kleineren und mittleren Unternehmen und Kommunen schwierig.
 
Unsere Empfehlung: Beauftragen Sie einen externen Compliance-Beauftragten, der als Dienstleister das interne Hinweisgebersystem unterhält und persönlich ansprechbar ist. 
 
Für viele betroffene Unternehmen ist dieser Weg die richtige Lösung, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und Haftungsrisiken zu senken.

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