Was ist unser schlüsselfertiges, digitales Hinweisgebersystem?

Meldeplattform

Ein digitales Hinweisgebersystem ist eine digitale Meldeplattform für Hinweisgeber, über die auf Wunsch anonym Meldungen abgegeben werden können. Unsere Experten sehen, wenn eine Meldung zu einem Kunden eingegangen ist und können nach Rücksprache mit dem Kunden mit dem Hinweisgeber anonym kommunizieren.  

Case Management Funktion

Unser digitales Hinweisgebersystem ist mehr als eine reine Meldeplattform. Nach Eingang einer Meldung wird ein Vorgang angelegt, es werden Fristen notiert, unsere Experten prüfen, ob die eingegangene Meldung überhaupt plausibel ist und unser Kunde kann Stellung hierzu nehmen. Hinsichtlich der Stellungnahme können wir Sie beraten, falls gewünscht. Der Vorgang selbst wird dokumentiert ("Audit Trail").  Diese Funktionen bilden die so genannte "Case Management Funktion". 

Leicht zu installierende Software (SaaS)

Das Freischalten unseres digitalen Hinweisgebersystems funktioniert einfach und schnell: Nach Buchung des Komplett-Pakets erhalten Sie einen Zugangslink für Ihr neues digitales Hinweisgebersystem. Die Installation dauert maximal 30 Minuten und erfordert keine spezifischen IT-Kenntnisse.  Veröffentlichen Sie den Link zu Ihrem neuen Hinweisgebersystem sowie unsere Kontaktdaten innerhalb Ihrer Organisation, zum Beispiel im Intranet, im Internet oder in der Hauspost. Ihr digitales Hinweisgebersystem von Hinweisgeberexperte.de ist nun einsatzbereit und Sie sind 100 Prozent rechtskonform hinsichtlich Ihrer neuen Compliance- Pflichten.

Persönliche Erreichbarkeit

Unser Vertrauen in modernste Technik ist groß, aber nicht grenzenlos: Daher können Hinweisgeber uns auch analog (telefonisch oder persönlich) treffen, wenn sie dies wünschen. 

Wir schützen Ihre Daten

hetzner_ISO_27001_Zertifikat

ISO/IEC 27001
zertifiziertes deutsches
Rechenzentrum

ISO_27001

ISO/IEC 27001
zertifiziertes iwhistle®
Hinweisgebersystem

syss_certified_website_2000px_07_2020-1

Penetration-Test-Zertifikat
iwhistle®
Hinweisgebersystem

iwhistle_datenschutz

Datenschutzmanagement
geprüft und konform
(ISO/IEC 27701)

Unser transparentes Preismodell

 

Hinweisgeberexperte.de wird Ihr externer Compliance-Beauftragter. Hierfür berechnen wir eine monatliches Bereitstellungsgebühr. Weitere Einrichtungsgebühren oder sonstige versteckte Kosten fallen nicht an. Im Falle einer einmaligen Beratung bieten wir Ihnen ebenfalls eine pauschale Vergütung an. Denn Transparenz beginnt bei der Vergütung. 

 

Komplett-Paket

  • Bereitstellung unserer persönlichen Erreichbarkeit für Ihre Mitarbeiter aus dem In- und Ausland (Telefon/persönliches Treffen/Post)
  • Digitales Hinweisgebersystem, 24/7 erreichbar
  • Anonymität für Hinweisgeber
  • Plausibilitätsprüfung von eingehenden Hinweisen
  • Einhaltung der gesetzlichen Fristen nach Eingang eines Hinweises
  • Einmalige Erstellung einer Compliance Richtlinie 
  • Frühwarnsystem: Vierteljährliche Informationen zu neuen Compliance relevanten Gesetzen
  • Datenschutz und Revisionssicherheit des Hinweisgebersystems
  • Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz
  • Hinweis: Individuelle Sachverhaltsaufklärung nach eingehenden Hinweisen beauftragen Sie gesondert

€ 249/ Monat

Einmalige Beratung

  • Persönliche Beratung zur rechtssicheren internen Umsetzung eines Hinweisgebersystems (60 Minuten)
  • Analyse der vorhandenen Strukturen
  • Schulungsunterlagen für eine interne Vertrauensperson für Hinweisgeber
  • Erstellung einer Compliance Richtlinie
  • Standardisierte Unterstützung der Unternehmenskommunikation zum Hinweisgeberschutz

€ 799 (einmalig)

Reservieren Sie ein Gesprächstermin mit uns

Marktüberblick: Wie finde ich meine Lösung zur Erfüllung der neuen gesetzlichen Pflichten?

Unübersichtliches Angebot

Es gibt eine Vielzahl von Softwareanbietern, die neben zahlreichen Dienstleistungen auch digitale Hinweisgebersysteme anbieten. Diese Dienstleister beschränken sich in aller Regel auf das Angebot von reiner Software.

Geschultes Personal

Mit Software alleine erfüllen Sie jedoch keine gesetzlichen Pflichten, denn Sie brauchen zusätzlich geschultes und vertrauenswürdiges Personal. Nur mit solchem Personal können Sie eingehende Meldungen angemessen prüfen und reagieren.  Im besten Falle können Sie den Hinweisgeber durch vertrauenswürdige Maßnahmen befriedigen und den möglichen Missstand beheben, um so weitere Verstöße, externe Ermittlungen und Öffentlichkeit zu vermeiden.

Interne Glaubwürdigkeit 

Wenn Sie nicht über solches Personal verfügen, müssen Sie entsprechend einstellen oder vorhandene Mitarbeiter:Innen weiterbilden. Denn ab Eingang einer Meldung eines Hinweisgebers müssen Sie als Kunde Fristen beachten und die Meldungen bewerten. Zudem muss Ihr internes Personal die Anonymität des Hinweisgebers wahren, was schwierig ist, wenn sich in Ihrer Organisation "jeder kennt". Dies kann dazu führen, dass die möglichen Hinweisgeber  kein Vertrauen in Ihr internes Modell fassen. Die Folge: Hinweisgeber schlagen nicht erst intern Alarm, sondern wenden sich direkt an externe Behörden oder die Öffentlichkeit.

Diskretion

Durch die Beauftragung eines externen Compliance-Beauftragten minimieren Sie diese Gefahr. Denn der externe Compliance-Beauftragte stellt neben einer marktgängigen Hinweisgeber-Software auch persönliche Ansprechbarkeit und Expertise sicher. So kann Anonymität und Diskretion gewährleistet werden.

Praxistipp

Achten Sie darauf, dass Sie einen Dienstleister beauftragen, der sowohl ein digitales Angebot bereithält, als auch persönliche Erreichbarkeit und Expertise anbietet. So entlasten Sie sich von zusätzlichen Belastungen, die der Gesetzgeber Ihrem Unternehmen oder Ihrer Kommune auferlegt hat. Wenn Sie sich nicht mehr um die Themen Whistleblowing und Hinweisgeberschutz kümmern wollen, beauftragen Sie einen externen Compliance Beauftragten, der für Sie die EU Whistleblower Richtlinie intern umsetzt. 

Wie funktioniert die Installation eines digitalen Hinweisgebersystems?

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Schritt 1

Gespräch mit Hinweisgeberexperte.de über die Funktion des externen Compliance-Beauftragten und des digitalen Hinweisgebersystems  (inkl. Livedemo)

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Schritt 2

Analyse Ihres Bedarfs, Auswahl der geeigneten Maßnahmen (Komplett-Paket oder einmalige Beratung) und Auftragserteilung

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Schritt 3

Hinweisgeberexperte.de stellt Ihnen einen Link und analoge Kontaktmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können das digitale Hinweisgebersystem binnen 30 Minuten freischalten

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Schritt 4

Sie informieren Ihre Mitarbeiter:Innen über unsere Beauftragung sowie das digitale Hinweisgebersystem und unsere Erreichbarkeit. Dies kann per Email, per Hauspost, oder per Veröffentlichung im Intranet/ Internet erfolgen

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Schritt 5

Das digitale Hinweisgebersystem als Teil unser Funktion als externer Compliance-Beauftragter ist eingerichtet und Sie haben die neuen Whistleblower-Pflichten erfüllt

Kernelemente eines digitalen Hinweisgebersystems

Ein digitales Hinweisgebersystem sollte neben der Kombination aus persönlicher Erreichbarkeit und Expertise durch einen externen Compliance-Beauftragten Zertifikate und inländische Serverstandorte vorweisen. Nur so stellen Sie Ihre Datensicherheit sicher.

Hinweisgeberexperte.de nutzt ein digitales Hinweisgebersystem mit einem Serverstandort in Bayern. Das von uns genutzte Whistleblowing System wurde vielfach zertifiziert:

  • ISO/IEC 27001 zertifiziertes deutsches Rechenzentrum
  • ISO/IEC 27001 zertifiziertes Hinweisgebersystem
  • Penetration-Test-Zertifikat Hinweisgebersystem
  • Datenschutzmanagement geprüft und konform (ISO/IEC 27701)
Mehr Details im persönlichen Gespräch

Die wichtigsten Fragen zum Digitalen Hinweisgebersystem

Was müssen Unternehmen und Kommunen tun, um die Whistleblower Richtlinie rechtssicher umzusetzen?

Welche Aufgaben hat ein digitales Hinweisgebersystem?

Was kostet ein digitales Hinweisgebersystem?

Was sind die Vorteile eines digitalen Hinweisgebersystems?

Was sind die Nachteile eines digitalen Hinweisgebersystems?

Wie kauft man ein digitales Hinweisgebersystem?

Wo kauft man ein digitales Hinweisgebersystem?

Gehen Sie den ersten Schritt zur Erfüllung Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen und sprechen Sie mit uns